Przechowywanie dokumentów to obowiązek każdego przedsiębiorcy, ale także osób fizycznych prowadzących rozliczenia z urzędami. Właściwe ustalenie okresów archiwizacji pozwala uniknąć problemów prawnych i podatkowych, a jednocześnie nie gromadzić niepotrzebnych papierów. Sprawdź, jakie są terminy przechowywania dokumentów w różnych obszarach — od księgowości, przez ZUS, aż po akta pracownicze.
Dokumenty księgowe i podatkowe — 5 lat od końca roku
Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, przedsiębiorcy muszą przechowywać księgi podatkowe oraz dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W praktyce oznacza to, 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku.
Do tej kategorii należą m.in.:
- księga przychodów i rozchodów (KPiR)
- ewidencja przychodów (dla ryczałtowców)
- rejestry VAT
- faktury sprzedaży i zakupu, faktury korygujące, noty księgowe
- ewidencje środków trwałych
- dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury)
- ewidencja przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka)
Przykład
Jeżeli zeznanie PIT-36 za 2022 rok zostało złożone w kwietniu 2023 roku, to dokumentację z nim związaną należy przechowywać do końca 2028 roku.
Wskazówka
Po upływie ustawowych terminów warto sporządzić protokół zniszczenia dokumentów i skorzystać z usług profesjonalnej firmy utylizującej.
Dokumenty związane z ZUS — 5 lub 10 lat
Kolejną grupą są dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
Zgodnie z art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych:
- dla deklaracji ZUS przekazanych od 1 stycznia 2012 roku — 5 lat od dnia przekazania,
- dla deklaracji przekazanych do 31 grudnia 2011 roku — 10 lat.
Warto pamiętać, że ten termin dotyczy m.in. kopii deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących.
Dokumentacja kadrowa i akta osobowe — nawet 50 lat
Najdłuższe terminy przechowywania dotyczą dokumentów związanych z pracownikami.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy i ustaw emerytalnych:
- 50 lat — dla akt osobowych oraz list płac pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. (oraz w przypadku wyboru dłuższego okresu przechowywania),
- 10 lat — dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.,
- w przypadku osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., pracodawca może wybrać okres 10 lat (wymaga to wysłania raportu informacyjnego do ZUS).
Do dokumentacji kadrowej zaliczamy m.in.:
- akta osobowe,
- listy płac,
- karty ewidencji czasu pracy,
- dokumenty dotyczące przydziału odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej.
Rada dla pracodawców: Skrócenie okresu przechowywania do 10 lat może zmniejszyć koszty archiwizacji, ale wymaga formalnego zgłoszenia.
Terminy przechowywania dokumentów w pigułce
| Rodzaj dokumentów | Okres przechowywania | Podstawa prawna |
| Dokumenty księgowe i podatkowe | 5 lat | Ordynacja podatkowa |
| Dokumenty ZUS po 1.01.2012 | 5 lat | Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych |
| Dokumenty ZUS do 31.12.2011 | 10 lat | jw. |
| Akta osobowe (przed 2019 r.) | 50 lat | Kodeks pracy / ustawy emerytalne |
| Akta osobowe (po 2019 r.) | 10 lat | jw. |
| Dokumenty kadrowe sprzed 2019 r. | 50 lat | jw. |
Podsumowując, przechowywanie dokumentów to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Dzięki temu unikniesz kłopotów prawnych, a Twoje archiwum będzie uporządkowane i wolne od zbędnych papierów. Warto co roku robić przegląd dokumentacji i planować jej utylizację zgodnie z przepisami.
Może Cię zainteresować >>> Porządek w dokumentacji finansowej — co jest najważniejsze?
